Elke maand
- Alle verkoopfacturen zijn verstuurd en de afleverstatussen zijn nagekeken. Zie Peppol.
- Alle aankoopfacturen zijn verzameld, ook die per e-mail binnenkwamen en die op de tank stonden.
- Openstaande klantenfacturen zijn overlopen en er is opgevolgd waar nodig.
- De stukken voor je boekhouder zijn aangeleverd volgens de afspraak, niet per kwartaal in één stapel.
- Bankuittreksels zijn beschikbaar of automatisch gekoppeld.
- Personeelsgegevens zijn doorgegeven aan je sociaal secretariaat, als je personeel hebt.
- Post en administratieve e-mail zijn behandeld — of doorgestuurd naar wie ze behandelt.
Elk kwartaal
- Je btw-aangifte is tijdig ingediend en betaald, of je boekhouder heeft alles wat hij daarvoor nodig had.
- Je sociale bijdrage is betaald vóór de vervaldag.
- De afrekening van je sociaal verzekeringsfonds is nagekeken: klopt de basis waarop ze berekend is?
- De btw die je ontving, staat apart en is niet meegeteld als omzet.
- Grote afwijkingen in je cijfers zijn besproken met je boekhouder, niet pas bij de jaarafsluiting.
Elk jaar
- Je jaarrekening is opgemaakt en tijdig neergelegd, als je een vennootschap hebt.
- Je UBO-registratie is bevestigd, ook wanneer er niets veranderde.
- Je klantenlisting voor de btw is ingediend.
- Je algemene vergadering heeft plaatsgevonden en is genotuleerd, bij een vennootschap.
- Je verzekeringen zijn nagekeken op wat ze dekken tegenover wat je zaak vandaag doet.
- Je vaste contracten zijn overlopen op vervaldata en opzegtermijnen. Zie kosten optimaliseren.
- Je activiteiten in de KBO kloppen nog met wat je effectief doet.
- Je medische onderzoeken en preventieverplichtingen zijn in orde, als je personeel hebt.
Bij elke verandering
Deze zijn niet periodiek maar gebeurtenisgebonden. Ze worden het vaakst vergeten omdat ze samenvallen met een druk moment.
- Je verhuist met je zaak
- KBO, btw, sociaal verzekeringsfonds, verzekeringen, bank, leveranciers en je facturatiesjabloon. Eén adreswijziging raakt zeven partijen.
- Je start een nieuwe activiteit
- Activiteitencodes in de KBO aanpassen, nagaan of er een vergunning bij hoort, en controleren of je verzekering ze dekt.
- Je verandert van bankrekening
- Domiciliëringen, je facturatiesjabloon, je vaste klanten en je fonds.
- Je statuut wijzigt
- Van bijberoep naar hoofdberoep of omgekeerd. Meld dit meteen aan je fonds — te laat melden kost altijd meer.
- Je neemt je eerste werknemer aan
- Een heel eigen traject. Zie je eerste werknemer aanwerven.
Wat je score betekent
- Alles afgevinkt zonder twijfel: je hebt een systeem. Ga zo door.
- Een tot vijf twijfels: normaal. Zet die punten deze week in een agenda en het is opgelost.
- Meer dan vijf twijfels: het draait op geheugen in plaats van op een systeem. Dat werkt tot het even druk wordt.
- Je weet niet waar je zou moeten kijken: dat is geen slordigheid, dat is een ontbrekend overzicht. Precies daarvoor bestaat administratieve ondersteuning.