Wat nu?
Een controle van de arbeidsinspectie
Een aangekondigde controle is geen beschuldiging. Het is een administratieve opdracht met een deadline — en die is beter beheersbaar dan de meeste mensen op het eerste moment denken.
Eerst dit
Wat je vandaag doet
Vijf handelingen, in deze volgorde. Ze kosten samen minder dan een uur en nemen het grootste deel van de onzekerheid weg.
Lees wat er precies gevraagd wordt
In de aankondiging staat welke dienst langskomt, waarover de controle gaat en welke documenten je moet klaarleggen. Dat is je opdrachtenlijst. Ga niet alles verzamelen wat je hebt — verzamel wat er gevraagd wordt.
Noteer de datum en de contactpersoon
Er staat meestal een naam en een telefoonnummer bij. Is de datum echt onmogelijk, dan kan je vragen om te verplaatsen. Doe dat meteen en schriftelijk, niet twee dagen op voorhand.
Verwittig je sociaal secretariaat
Zij kunnen de meeste loongerelateerde stukken leveren: loonbrieven, aangiftes, individuele rekeningen. Vraag ze op zodra je weet wat er nodig is, niet de avond ervoor.
Maak één dossier
Digitaal of op papier, maar op één plek en in de volgorde van de gevraagde lijst. Een inspecteur die alles meteen vindt, stelt minder bijkomende vragen dan een inspecteur die moet wachten.
Bekijk wat er ontbreekt
Dit is het belangrijkste kwartier. Wat je niet hebt, wil je weten vóór de controle, niet tijdens. Ontbreekt er iets, dan is het meestal nog aan te vullen of op zijn minst uit te leggen.
Welke documenten meestal gevraagd worden
De precieze lijst staat in je aankondiging. Dit zijn de stukken die in de praktijk het vaakst terugkomen.
- Arbeidsovereenkomsten van alle werknemers, inclusief bijlagen en wijzigingen
- Loonbrieven en individuele rekeningen over de gevraagde periode
- Dimona-aangiftes en de bevestigingen ervan
- Uurroosters, en bij deeltijdse arbeid de bekendmaking ervan
- Het arbeidsreglement en het bewijs van neerlegging
- De arbeidsongevallenverzekering en de polis
- De aansluiting bij een externe preventiedienst en de risicoanalyse
- Aanwezigheidsregistratie, in sectoren waar die verplicht is
- Facturen van onderaannemers of freelancers, wanneer de controle daarnaar kijkt
Wie controleert wat?
Er is niet één inspectie. Verschillende diensten kijken naar verschillende dingen, en dat bepaalt welke documenten je nodig hebt.
- Toezicht op de sociale wetten
- Kijkt naar arbeidsvoorwaarden: contracten, arbeidsduur, uurroosters, loon volgens het paritair comité, deeltijdse arbeid en het arbeidsreglement.
- Sociale inspectie en de RSZ
- Kijkt naar aangiftes en bijdragen: Dimona, DmfA, correcte aansluiting, en of er geen sprake is van niet-aangegeven arbeid of schijnzelfstandigheid.
- Toezicht op het welzijn op het werk
- Kijkt naar veiligheid en gezondheid: risicoanalyse, preventiemaatregelen, arbeidsongevallen, het onthaal van nieuwe werknemers en de externe preventiedienst.
- Sectorspecifieke controles
- In horeca, bouw en transport gelden bijkomende verplichtingen — denk aan registratiesystemen en aanwezigheidsregistratie. De controle richt zich dan vaak daarop.
Ook zonder aankondiging kan er een bezoek plaatsvinden. In dat geval geldt hetzelfde principe: vraag rustig waarover het gaat, noteer wie er is, en verwijs voor stukken die je niet ter plaatse hebt naar je secretariaat of je boekhouder.
Wat Advyze hierin doet
Wij zijn geen advocaten en we vertegenwoordigen je niet in een procedure. Wat we wel doen, is het praktische werk waar het meestal op vastloopt.
- De aankondiging met je doornemen en omzetten in een concrete lijst
- Opvragen wat bij je sociaal secretariaat, je boekhouder of je preventiedienst zit
- Het dossier samenstellen in de volgorde van de gevraagde stukken
- Nagaan wat ontbreekt en wat daar nog aan te doen is
- De communicatie met de betrokken partijen coördineren
- Na de controle: opvolgen wat er gevraagd of opgelegd wordt, en de termijnen bewaken
Voor bestaande abonnees is dit meestal een beperkt stuk werk, omdat het dossier al op orde is. Kom je hier binnen zonder lopende samenwerking, dan is het een apart project — zie business support voor hoe dat aangerekend wordt.
Vragen over een controle
Moet ik een advocaat inschakelen?
Bij een gewone documentencontrole meestal niet. Gaat het om een vermoeden van niet-aangegeven arbeid of schijnzelfstandigheid, krijg je een pro-justitia, of loopt er een procedure, dan wel. Twijfel je, dan is één gesprek met een specialist arbeidsrecht goedkoper dan een verkeerde eerste reactie.
Kan ik de controle laten uitstellen?
Je kan vragen om te verplaatsen wanneer de datum echt niet haalbaar is. Doe dat meteen, schriftelijk, met een reden en een voorstel voor een alternatieve datum. Uitstel is geen recht, maar een redelijke vraag wordt vaak ingewilligd.
Wat als er iets niet in orde blijkt?
Dat komt vaker voor dan mensen denken, en het is meestal geen ramp. In veel gevallen krijg je een termijn om te regulariseren. Wat wél verschil maakt, is of je meewerkt en of je binnen die termijn levert. Ontkennen of dingen achterhouden maakt een documentenkwestie een dossier.
Wat mag een inspecteur allemaal?
Inspecteurs hebben ruime bevoegdheden: je werkplaats betreden tijdens de werkuren, documenten inkijken en kopiëren, en werknemers bevragen. Ze moeten zich legitimeren. Vraag daar gerust naar en noteer wie er is geweest — dat is geen wantrouwen, dat is gewoon een goed dossier bijhouden.
Hoe lang duurt zo'n controle?
Een documentencontrole is vaak in een halve dag rond wanneer alles klaarligt. Ontbreekt er veel, dan volgen er bijkomende vragen en sleept het weken aan. Het verschil zit bijna volledig in de voorbereiding.
Kunnen jullie erbij zijn tijdens de controle?
We kunnen het dossier samenstellen en de communicatie eromheen coördineren. Aanwezig zijn bij het gesprek zelf is niet onze rol: dat is een zaak tussen jou als werkgever en de inspectie, eventueel met je juridisch adviseur erbij.
Stuur de aankondiging door
Dan zetten we samen op een rij wat er gevraagd wordt, wat je al hebt en wat er nog moet komen. Meestal is dat het verschil tussen een vervelende week en een halve dag werk.