Privacybeleid

De verwerkingsverantwoordelijke is Advyze BV, met maatschappelijke zetel te Pastoor Bauwenslaan 32, 2610 Wilrijk, ingeschreven onder ondernemingsnummer 1023.169.955 (RPR Antwerpen).

Voor vragen over dit beleid of over je gegevens kan je terecht op [email protected].

Wat je zelf invult

Wanneer je een formulier op deze site verstuurt, verwerken we de velden die je invulde: je naam, je e-mailadres, eventueel je telefoonnummer, en de gegevens over je onderneming of je situatie die je zelf opgeeft. Daarnaast registreren we welk formulier je gebruikte, op welke pagina je het verstuurde, in welke taal, en het tijdstip. Die context gebruiken we om je vraag correct te kunnen behandelen.

Wat we technisch nodig hebben

Om misbruik van de formulieren tegen te gaan, wordt je IP-adres tijdelijk in het werkgeheugen van de server bijgehouden. Dat gebeurt alleen om te tellen hoeveel berichten er vanaf hetzelfde adres verstuurd worden, het wordt niet in een databank opgeslagen en het verdwijnt automatisch.

Wat je ons stuurt als klant

Als klant stuur je ons documenten door: brieven, e-mails, contracten en administratieve stukken. Die kunnen persoonsgegevens bevatten, ook van derden zoals je werknemers. We gebruiken die uitsluitend om de opdracht uit te voeren waarvoor je ze bezorgde.

Als je ons via WhatsApp contacteert

Neem je contact op via WhatsApp, dan verloopt die communicatie ook via de omgeving van WhatsApp en Meta, met hun eigen voorwaarden en privacybeleid. Wij hebben daar geen controle over. Wil je dat vermijden, gebruik dan e-mail of het contactformulier.

Bezoekstatistieken

Deze website is opgezet om te werken zonder trackingcookies, en er is op dit moment geen enkel meetscript actief. Er wordt dus geen bezoekgedrag gemeten. Verandert dat, dan wordt het cookiebeleid eerst bijgewerkt.

Om je vraag te beantwoorden

Grondslag: jouw verzoek, en ons gerechtvaardigd belang om op een contactvraag te kunnen antwoorden.

Om onze overeenkomst uit te voeren

Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst wanneer je klant bent, en de voorbereidende stappen daarvan.

Om onze wettelijke verplichtingen na te komen

Grondslag: wettelijke verplichting, onder meer op het vlak van boekhouding en facturatie.

Om misbruik van de formulieren tegen te gaan

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende, spamvrije website.

We verkopen je gegevens niet en gebruiken ze niet voor reclame van derden.

Partijen in jouw dossier

Om onze opdracht uit te voeren, is het de bedoeling dat we in jouw naam contact opnemen met partijen zoals je boekhouder, je sociaal secretariaat, je sociaal verzekeringsfonds, een notaris of je bank. Dat gebeurt alleen wanneer dat nodig is voor de opdracht die je ons gaf, en alleen met de gegevens die daarvoor relevant zijn. Die partijen zijn zelfstandige beroepsbeoefenaars met een eigen verantwoordelijkheid voor hun eigen verwerking.

Dienstverleners die onze infrastructuur draaien

De website en de mailafhandeling draaien op infrastructuur van derden. Op dit moment gaat het om:

• Hostinger — naast de hosting van de website draait daar ook de mailbox van Advyze en de SMTP-server waarlangs de berichten uit deze formulieren verstuurd worden. Ze komen dus toe in onze eigen mailbox; er is geen aparte e-maildienst van een andere partij bij betrokken.

Wanneer deze partijen uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies gegevens verwerken, treden ze op als verwerker en leggen we dat contractueel vast. Waar hun rol in de praktijk anders ligt, benoemen we die niet als verwerker louter omdat dat eenvoudiger klinkt. Verandert de infrastructuur, dan wordt deze lijst aangepast.

Contactvragen die geen samenwerking worden

Formulierinzendingen van mensen die geen klant worden, bewaren we tot 12 maanden na het laatste zinvolle contact, tenzij er een gerechtvaardigde reden is om ze langer bij te houden. Daarna verwijderen we ze.

Lopende klantendossiers

Operationele dossiergegevens van klanten bewaren we voor de duur van de klantrelatie. Dat is nodig om de opvolging te kunnen doen waarvoor je ons inschakelt.

Na het einde van de samenwerking

Stopt de samenwerking, dan bezorgen we je op eenvoudig verzoek het relevante operationele dossiermateriaal terug of dragen we het over. Gewone operationele dossiergegevens verwijderen we vervolgens binnen 3 maanden, tenzij een andere rechtmatige reden langer bewaren vereist.

Wettelijk te bewaren stukken

Bewijs bij een geschil

Relevante stukken kunnen langer bewaard blijven wanneer dat redelijkerwijs nodig is voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtsvordering.

Technische en beveiligingsgegevens

Tijdelijke beveiligings- en serverloggegevens bewaren we niet langer dan redelijkerwijs nodig voor beveiliging en probleemopsporing. De gegevens die de formulierbeveiliging gebruikt om berichten per IP-adres te tellen, staan alleen in het werkgeheugen van de server en verdwijnen automatisch binnen enkele minuten; ze worden niet naar schijf geschreven. Voor de serverlogs van de hostingomgeving geldt de bewaartermijn die in die omgeving is ingesteld.

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, ze te laten verbeteren, ze te laten verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen en je gegevens in een overdraagbare vorm te ontvangen.

Stuur daarvoor een bericht naar [email protected]. We reageren binnen de wettelijke termijn. Ben je niet tevreden met hoe we je vraag behandelen, dan kan je klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

De website werkt uitsluitend over een versleutelde verbinding. Toegang tot dossiers is beperkt tot de personen die eraan werken. Documenten die je ons bezorgt, worden niet gedeeld met partijen die er niets mee te maken hebben.

Volledige veiligheid bestaat niet. Merk je iets dat niet klopt of vermoed je een probleem, laat het ons dan weten via [email protected].