Personeel

Personeelsadministratie

Je sociaal secretariaat berekent de lonen. Maar iemand moet hen zeggen wie er ziek was, wie van uurrooster wisselde en wie er volgende maand start. Dat iemand ben jij — tenzij je het uitbesteedt.

Bekijk Advyze Admin Stel je vraag

De werklast die bij jou blijft

Loonadministratie voelt uitbesteed zodra je een sociaal secretariaat hebt. In de praktijk blijft er een vaste maandelijkse stroom over die niemand anders doet.

Elke maand opnieuw

Gepresteerde uren, overuren en afwijkingen op het vaste uurrooster doorgeven
Ziektes, verlof en andere afwezigheden melden binnen de termijn
Wijzigingen in loon, functie of arbeidsduur communiceren
Onkostennota's en vergoedingen verzamelen en doorgeven
De loonbrieven nakijken tegenover wat je effectief hebt doorgegeven
Vragen van je secretariaat beantwoorden voor de loonrun sluit

En bij elke wijziging in je personeelsbestand

Een nieuwe medewerker: gegevens verzamelen, contract laten opmaken, Dimona laten indienen, alles klaar voor dag één
Een vertrek: opzeg, laatste afrekening, de wettelijke documenten, de toegang tot systemen
Een contractwijziging: van bepaalde naar onbepaalde duur, deeltijds naar voltijds, een andere functie
Een arbeidsongeval: de aangifte, de opvolging, de communicatie met de verzekeraar
Een langdurige afwezigheid: attesten, opvolging en wat er na een bepaalde duur verandert

Wat Advyze in die stroom doet

We brengen je personeelsdossier in kaart
Wie werkt er, onder welk contract, in welk paritair comité, met welk uurrooster, en welke documenten ontbreken er nog. Bij de start van een samenwerking is dat vaak meteen de eerste opkuis.
We verzamelen wat er maandelijks moet
Uren, afwezigheden, wijzigingen. Jij geeft het door zoals het je uitkomt — een bericht, een foto van een attest — en wij zetten het om in wat je secretariaat nodig heeft, in hun vorm en binnen hun termijn.
We volgen op wat terugkomt
Vragen van je secretariaat, ontbrekende documenten, loonbrieven die niet stroken met wat is doorgegeven. Wij vergelijken en kaarten verschillen aan voor ze in de boekhouding belanden.
We bewaken de termijnen
Een Dimona die vóór aanvang moet gebeuren, een medisch onderzoek dat vervalt, een contract van bepaalde duur dat afloopt. Dat zijn precies de dingen die in een druk kwartaal ontsnappen.
We houden je dossier op orde
Contracten, bijlagen, attesten en arbeidsreglement op één plek, zodat je bij een controle niet moet gaan zoeken.

Situaties

Waarvoor werkgevers ons aanschrijven

Kleine ploeg collega's aan het werk in een Belgische kleine zaak

Je wil je eerste werknemer aanwerven en weet niet waar je moet beginnen.
We zetten de volgorde op papier, brengen het sociaal secretariaat in stelling en volgen de aansluiting op.
Een werknemer wijzigt van uurrooster en je weet niet wie je moet verwittigen.
We geven de wijziging correct door aan het sociaal secretariaat en bewaken dat de administratie volgt.
Je krijgt bericht dat er een controle komt en je weet niet wat je moet klaarleggen.
We overlopen welke stukken gevraagd worden, helpen het dossier samenstellen en volgen de opvolging op.

De eerste werknemer is de grootste sprong

Van geen personeel naar één werknemer is administratief een grotere stap dan van één naar vijf. Er komt in één keer een hele laag bij.

Je registreren als werkgever en aansluiten bij een sociaal secretariaat
Uitzoeken onder welk paritair comité je activiteit valt — dat bepaalt lonen, premies en arbeidsduur
Een arbeidsongevallenverzekering afsluiten, wettelijk verplicht vóór de eerste werkdag
Een arbeidsreglement opstellen en neerleggen
Aansluiten bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk
De arbeidsovereenkomst laten opmaken volgens de regels van je sector
De Dimona-aangifte laten indienen vóór de eerste gewerkte minuut

Advyze coördineert dat traject: we zetten de volgorde uit, brengen de juiste partijen samen en volgen op tot alles er is. De verzekering zelf loopt via een erkende makelaar. Die analyseert, vergelijkt, adviseert en sluit af — Advyze doet daar niets van en verwijst je enkel door.

Vragen over personeelsadministratie

Vervangt Advyze mijn sociaal secretariaat?

Nee. Je secretariaat berekent de lonen en doet de wettelijke aangiftes; dat blijft daar. Wij zitten ertussen: we verzamelen wat zij nodig hebben, bezorgen het op tijd en volgen op wat er terugkomt. In de praktijk betekent dat minder heen-en-weer voor jou en minder rappels van hen.

Vanaf hoeveel werknemers is dit zinvol?

Vanaf één. Het gaat niet om het volume maar om het patroon: ook met één werknemer heb je elke maand dezelfde stroom en dezelfde termijnen. Bij meer werknemers wordt het vooral drukker, niet anders.

In welk pakket zit dit?

Coördinatie met je sociaal secretariaat en de basis personeelsadministratie zitten vanaf Business in het abonnement. Heb je meer personeel of meer beweging in je bestand — vaak wisselende uurroosters, seizoenswerk, regelmatige in- en uitdiensttredingen — dan is Plus realistischer. Zie prijzen.

Kunnen jullie arbeidsovereenkomsten opmaken?

Standaard bedrijfsdocumenten kunnen we opmaken binnen onze scope, en dat wordt altijd apart aangerekend — het zit niet in een abonnement. Voor contracten met bijzondere clausules, of bij een betwisting, verwijzen we door naar een specialist arbeidsrecht. Zie business support.

Wat als mijn personeelsdossier al jaren niet is bijgewerkt?

Dan begint het met een opkuis: nagaan welke contracten en bijlagen ontbreken, welke attesten vervallen zijn en of je arbeidsreglement nog klopt. Dat is een eenmalig project naast het abonnement. Beter nu dan tijdens een controle.

Werken jullie ook met jobstudenten en flexi-jobs?

Ja. De administratieve stroom is dezelfde, met eigen regels rond quota, aangiftes en bijdragen. Dat maakt de opvolging net belangrijker: bij deze statuten zitten de meeste harde grenzen.

Verder lezen

Personeel hebben zou niet je drukste administratie mogen zijn

Vertel kort hoeveel mensen je in dienst hebt en waar het nu stroef loopt. We zeggen welk niveau van opvolging realistisch is.