Facturatie
Peppol en e-facturatie
Een pdf per e-mail is geen elektronische factuur. Dat is het misverstand waar de meeste ondernemers op vastlopen — en het verschil tussen de twee is precies waar de verplichting over gaat.
Wat is Peppol precies?
Peppol is een internationaal netwerk waarover ondernemingen facturen en andere handelsdocumenten uitwisselen in een vast, machineleesbaar formaat. Je kan het vergelijken met het gsm-netwerk: jij kiest je operator, je klant kiest de zijne, en toch komt het bericht aan.
Elke deelnemer heeft een adres in het netwerk — bij Belgische ondernemingen doorgaans gebaseerd op het ondernemingsnummer. Jouw pakket levert de factuur af bij het toegangspunt van je klant, en die krijgt ze rechtstreeks in zijn boekhoudsoftware binnen.
Waarom een pdf niet volstaat
Een pdf is een afbeelding van een factuur. Een mens leest ze, een computer niet — die moet de bedragen alsnog overtypen of laten inlezen door software die er soms naast zit. Een gestructureerde e-factuur bevat de gegevens zelf: leverancier, klant, bedragen, btw-tarieven, elk in een veld dat een systeem meteen begrijpt.
Dat is ook het punt van de verplichting: minder overtypwerk, minder fouten, en voor de overheid minder btw-fraude.
De verplichting
Wanneer geldt het, en voor wie?
De regel kijkt naar het type klant, niet naar de omvang van je zaak. Een eenmanszaak met tien facturen per jaar valt er even goed onder als een vennootschap met duizend.
| Je factureert aan | Wat er geldt | Wat je nodig hebt |
|---|---|---|
| Een Belgische btw-plichtige onderneming | Gestructureerde elektronische factuur, in de regel via Peppol. | Een facturatiepakket dat op Peppol aangesloten is. |
| Een particuliere klant | Geen Peppol-verplichting. Een gewone factuur volstaat. | Niets extra. |
| Een overheidsdienst | Elektronische facturatie geldt daar al langer, met eigen afspraken per bestuur. | Meestal ook Peppol, soms een specifiek portaal. |
| Een klant in het buitenland | Buiten de Belgische B2B-verplichting; afhankelijk van het land gelden er eigen regels. | Afspraak met je klant, en de gewone btw-regels. |
Hoe raak je aangesloten?
Eenvoudiger dan de meeste mensen vrezen. Je sluit niet zelf aan op Peppol — je facturatiesoftware doet dat voor je.
Kijk na wat je nu gebruikt
Werk je met een facturatiepakket, dan ondersteunt dat vaak al Peppol en moet het alleen nog geactiveerd worden. Werk je met Word, Excel of een sjabloon van je boekhouder, dan heb je wél iets nieuws nodig.
Vraag je boekhouder wat hij verwacht
Veel boekhoudkantoren werken met een vast pakket dat rechtstreeks in hun software binnenkomt. Kies je hetzelfde, dan valt er aan beide kanten werk weg. Dit is de vraag die het meeste bespaart en die het minst gesteld wordt.
Activeer de aansluiting
Je pakket registreert je ondernemingsnummer als Peppol-adres. Vanaf dat moment kan je zowel versturen als ontvangen.
Test met één echte factuur
Stuur een eerste factuur naar een klant die al aangesloten is en controleer of ze aankomt. Ontdekken dat er iets misloopt op je drukste dag van de maand is geen goed moment.
Wat er in de praktijk misloopt
- Facturen die niet aankomen zonder dat je het merkt
- Bij e-mail zie je een bounce. Bij Peppol krijg je een technische statusmelding die je moet opvolgen in je pakket. Wie daar nooit naar kijkt, ontdekt pas bij de betalingsherinnering dat de factuur nooit is aangekomen.
- Een verkeerd of ontbrekend Peppol-adres van je klant
- Is je klant niet aangesloten of gebruikt hij een ander identificatienummer, dan wordt de factuur geweigerd. Vraag bij een nieuwe B2B-klant meteen zijn ondernemingsnummer en controleer of hij bereikbaar is.
- Onvolledige factuurgegevens
- Een gestructureerde factuur is strenger dan een pdf. Ontbreekt er een verplicht veld, dan wordt ze technisch afgekeurd in plaats van dat iemand er soepel mee omgaat.
- Twee systemen naast elkaar
- Sommige klanten wel via Peppol, andere nog per mail. Zonder duidelijke afspraak in je facturatieproces raak je het overzicht kwijt over wat verstuurd is en wat niet.
Geen van deze problemen is groot. Ze zijn alleen vervelend omdat ze stil zijn: er komt geen foutmelding op je scherm, er blijft gewoon geld uit.
Vragen over Peppol en e-facturatie
Moet ik echt overschakelen, ook als kleine zelfstandige?
Als je factureert aan Belgische btw-plichtige ondernemingen, ja. De verplichting kijkt naar het type klant, niet naar de omvang van je zaak. Factureer je uitsluitend aan particulieren, dan verandert er voor jou voorlopig niets.
Geldt dit ook onder de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen?
Ook wie de vrijstellingsregeling toepast, verstuurt B2B-facturen gestructureerd. Je rekent geen btw aan, maar je factuur volgt wel dezelfde weg. Zie btw-nummer aanvragen voor het verschil tussen beide regelingen.
Wat kost een Peppol-aansluiting?
Peppol zelf verkoop je niets: de kost zit in je facturatiepakket. Voor een kleine zaak gaat het doorgaans om enkele euro's per maand, soms is het inbegrepen in wat je al gebruikt. Vergelijk niet alleen de prijs maar ook of het pakket rechtstreeks koppelt met je boekhouder — daar zit de echte besparing.
Kan ik daarnaast nog een pdf naar mijn klant sturen?
Ja, en veel ondernemers doen dat: de gestructureerde factuur voor de administratie, een pdf ter informatie. Zorg er wel voor dat het om exact dezelfde factuur gaat, met hetzelfde nummer en dezelfde bedragen.
Wat als mijn klant zegt dat hij geen Peppol heeft?
Ga dan na of hij effectief bereikbaar is in het netwerk — veel ondernemingen zijn aangesloten zonder het te beseffen, omdat hun pakket het automatisch deed. Is hij het echt niet, dan is dat zijn probleem om op te lossen; jouw verplichting om gestructureerd te versturen blijft. Bewaar de communicatie erover.
Wat doet Advyze hierin?
We kijken na wat je vandaag gebruikt, stemmen af met je boekhouder over welk pakket aan beide kanten werkt, volgen de activering op en testen mee met een eerste factuur. Voor abonnees houden we daarna de afleverstatussen in het oog, zodat een factuur die niet aankomt niet wekenlang onopgemerkt blijft.
Verder lezen
- E-facturatie in gewone taalHet verschil tussen een pdf, een e-factuur en een gestructureerde factuur.
- Btw-nummer aanvragenWaarom je btw-hoedanigheid bepaalt of deze verplichting op jou slaat.
- Je facturatie mee laten opvolgenAfleverstatussen, ontbrekende aankoopfacturen en de afstemming met je boekhouder.
- Start je nog?Kies je facturatiepakket dan meteen goed, in plaats van later te moeten overstappen.
Nog niet aangesloten, of niet zeker of het werkt?
Stuur door met welk pakket je vandaag factureert. We kijken na of het Peppol aankan, stemmen af met je boekhouder en volgen de activering op tot je eerste factuur effectief aankomt.