Wat het UBO-register is
UBO staat voor *ultimate beneficial owner*: de uiteindelijke begunstigde. Het register maakt zichtbaar welke natuurlijke personen achter een vennootschap of vereniging zitten. Het bestaat om witwaspraktijken en constructies met verborgen eigenaars tegen te gaan.
Voor een gewone kleine BV met één of twee zaakvoerders is het een administratieve formaliteit van een kwartier. Dat maakt het niet minder verplicht.
Wie je moet registreren
In hoofdzaak: de natuurlijke personen die rechtstreeks of onrechtstreeks een voldoende groot aandeel of voldoende zeggenschap in de vennootschap hebben.
- Aandeelhouders die een voldoende groot percentage van de aandelen of de stemrechten bezitten
- Personen die op een andere manier zeggenschap uitoefenen, bijvoorbeeld via een overeenkomst
- Bij gebrek daaraan: het hoger leidinggevend personeel, doorgaans het bestuur
Je moet je registratie ook onderbouwen met documenten waaruit blijkt dat de gegevens kloppen: het aandeelhoudersregister, de statuten, of een uittreksel.
De termijnen, en waar het misloopt
Eerste registratie na de oprichtingBinnen de maand
Zodra je vennootschap bestaat, moet ze geregistreerd worden. Dit valt precies in de periode waarin je met tien andere dingen bezig bent — zie BV oprichten voor de volledige lijst formaliteiten na de akte.
Bij elke wijzigingBinnen de maand
Een nieuwe aandeelhouder, een gewijzigde verdeling, een adreswijziging van een begunstigde. Elke verandering moet doorgegeven worden.
De jaarlijkse bevestigingElk jaar
Ook wanneer er niets veranderd is, moet je jaarlijks bevestigen dat de gegevens nog kloppen. Dit is de verplichting die het vaakst vergeten wordt, want er gebeurt niets dat je eraan herinnert.
Hoe je het praktisch doet
- Meld je aan op het beveiligde portaal van de FOD Financiën met je eID of een digitale sleutel.
- Kies de onderneming waarvoor je registreert. Ben je zelf zaakvoerder, dan verschijnt ze automatisch; anders heb je een mandaat nodig.
- Vul de uiteindelijke begunstigden in, met hun gegevens en de aard en omvang van hun belang.
- Voeg de stavingsdocumenten toe die je registratie onderbouwen.
- Bevestig en bewaar het ontvangstbewijs bij je vennootschapsdocumenten.
Je kan iemand een mandaat geven om dit voor je te doen — je boekhouder, of Advyze. Wij houden de jaarlijkse bevestiging dan mee in de gaten, samen met de andere terugkerende verplichtingen. Zie administratieve ondersteuning.