Waarom hij het echt nodig heeft
Een boekhouder mag niets boeken waar geen bewijsstuk tegenover staat. Dat is geen bureaucratie: bij een controle moet elke kost gestaafd kunnen worden, en de aftrekbaarheid van btw hangt aan een factuur die aan de wettelijke vereisten voldoet.
Ontbreekt een stuk, dan heeft hij drie opties: wachten, de kost niet boeken, of hem boeken zonder aftrek. Geen van die drie is in jouw voordeel. Vandaar de herinneringen.
Wat er per kwartaal verwacht wordt
Verkoop: wat je factureerde
- Alle uitgaande facturen, ook die je crediteerde
- Je creditnota's, met de reden erbij
- Bij een kassa: je dagontvangsten of je kasrapport
- Facturen die je opmaakte maar nooit verstuurde — die tellen ook mee
Verstuur je via Peppol, dan komen je verkoopfacturen vaak automatisch in de software van je boekhouder terecht. Dat scheelt dit hele blok.
Aankoop: wat je betaalde
- Aankoopfacturen van leveranciers, op naam van je zaak en met je btw-nummer erop
- Kastickets van kleine aankopen — brandstof, materiaal, parking
- Facturen van online diensten: software, hosting, advertenties, abonnementen
- Restaurant- en representatiekosten, met vermelding van wie erbij was
- Leasing- en huurcontracten, en de bijhorende facturen
Bank en financieel
- Alle rekeninguittreksels van je zakelijke rekening, ononderbroken genummerd
- Uittreksels van een spaar- of tweede rekening die je zakelijk gebruikt
- Afrekeningen van je betaalterminal of betaalprovider
- Leningen en kredieten: het contract en de aflossingstabel
Overheid en instanties
- Afrekeningen van je sociaal verzekeringsfonds
- Aanslagbiljetten en betalingsbewijzen
- Bij personeel: de loonjournalen van je sociaal secretariaat
- Alle brieven van de fiscus, ook wanneer je denkt dat ze niets voorstellen
Bij wijzigingen
- Een nieuw voertuig, een investering of een verkoop van bedrijfsmiddelen
- Een adreswijziging of een nieuwe activiteit
- Een privé-uitgave die je zakelijk betaalde, of omgekeerd — meld dit meteen in plaats van te hopen dat het niet opvalt
Hoe je het aanlevert zonder er tijd aan te verliezen
Vraag hoe hij het wil ontvangen
Een boekhoudplatform, een gedeelde map, een vast e-mailadres. Dat lijkt een detail, maar aanleveren op de manier die hem het minst werk kost, is vaak rechtstreeks zichtbaar in zijn honorarium.
Maak er een maandelijkse gewoonte van
Vijftien minuten per maand is beheersbaar. Een kwartaal in één keer is een halve dag zoeken, en dan zijn de kastickets al vervaagd.
Fotografeer bonnetjes de dag zelf
Met de app van je boekhoudpakket, of gewoon met je telefoon in één vaste map. Het origineel mag daarna weg zolang de digitale kopie leesbaar en volledig is.
Zet één mailmap voor aankoopfacturen
Alles wat digitaal binnenkomt gaat daarin, meteen bij ontvangst. Dit lost het meest voorkomende probleem in één keer op.
Beantwoord zijn vragen als één blok
Niet drie losse mails over drie dagen. Eén antwoord met alles erin scheelt jullie allebei een half gesprek.
Lukt dat ritme niet — en bij de meeste ondernemers lukt het niet, want er is altijd iets dringenders — dan is dat precies het stuk dat wij overnemen. Zie administratieve ondersteuning.